Como preparar-se para uma auditoria de conformidade social no setor alimentar
Este é o segundo de uma série de artigos que abordam os novos requisitos relacionados com as auditorias de conformidade social e as expectativas mais amplas de conformidade ética na cadeia de abastecimento alimentar.
No artigo «Auditorias de conformidade social no setor alimentar – Requisitos de conformidade ética em expansão», foram apresentadas as expectativas e os requisitos em evolução para as auditorias de conformidade social como condição para fazer negócios com os principais retalhistas. Num ambiente em que as auditorias de conformidade social nas instalações de produção da cadeia de abastecimento alimentar, particularmente nos Estados Unidos, são a norma – a preparação para essas auditorias é fundamental para um resultado bem-sucedido.
Desde o início, é importante reconhecer que o objetivo não deve ser «passar» na auditoria, mas sim gerir uma operação que cumpra consistentemente os requisitos de acordo com as expectativas – as expectativas dos clientes diretos, dos clientes finais e de outras partes interessadas.
Tal como acontece com a segurança alimentar – o cumprimento das normas de conformidade social e um resultado positivo na auditoria são o resultado de uma abordagem baseada em sistemas. Esta abordagem assenta na compreensão dos requisitos e no estabelecimento de políticas, procedimentos e controlos para cumprir os requisitos. No contexto de esforços de conformidade mais amplos – estes elementos centrais são confirmados através de uma monitorização independente da operação – essencialmente as auditorias de conformidade social realizadas para demonstrar o desempenho às principais partes interessadas.
Compreensão dos requisitos e do âmbito da auditoria de conformidade social
Uma consideração importante para qualquer auditoria de conformidade social é garantir que os requisitos relevantes sejam bem compreendidos e abordados na preparação para a auditoria. Embora os requisitos essenciais da maioria dos programas de conformidade social — incluindo os programas colaborativos mais comuns — sejam muito semelhantes, existem nuances em cada programa. Os requisitos essenciais – descritos nas 10 categorias apresentadas no artigo «O que é uma auditoria de conformidade social – Auditorias de conformidade social no setor alimentar» – estão geralmente ligados ao cumprimento da legislação local aplicável e das principais convenções internacionais das organizações laborais.
Embora as normas estejam geralmente ligadas ao cumprimento de requisitos legais relacionados, existem elementos em que a norma estabelece expectativas mais restritivas. O melhor exemplo disso nos Estados Unidos é o cumprimento das normas relativas ao horário de trabalho. A maioria dos programas estabelece a exigência de que os trabalhadores não excedam, numa base regular, 48 horas por semana, acrescidas de horas extraordinárias voluntárias, com um máximo total de 60 horas por semana. Em muitos países, existem limites máximos legais de horas de trabalho que são inferiores a estes limiares. Nos Estados Unidos, não existem limites máximos federais de horas de trabalho e, por isso, a maioria das empresas não dispõe de um sistema para limitar as horas de trabalho de acordo com a norma. Para muitas empresas nos EUA, esta é uma área em que existe conformidade legal, mas a norma do código não é cumprida e há uma não conformidade relatada.
Tal como acontece com outras normas de conformidade – em particular os programas colaborativos de maior dimensão –, o organismo responsável pela norma fornece orientações e documentos de implementação para facilitar a compreensão adequada dos requisitos associados ao programa. Exemplos disso são:
Para além dos requisitos do programa e das nuances relacionadas, em alguns casos, a entidade à qual a auditoria deve ser prestada também pode ter requisitos específicos. Estes podem incluir o âmbito específico da auditoria – como o âmbito SMETA de 2 pilares versus o de 4 pilares; o agendamento da auditoria e os prazos relacionados; e as empresas das quais a entidade aceitará uma auditoria. Estas expectativas são normalmente comunicadas pela entidade para a qual a auditoria está a ser executada e confirmadas pelo prestador de serviços de auditoria.
Estabelecimento e confirmação de processos e controlos internos
A existência de processos de gestão destinados a cumprir os requisitos e a capacidade de demonstrar que esses processos existem e são eficazes no cumprimento dos requisitos constituem o objetivo principal da auditoria de conformidade social. À semelhança dos sistemas de segurança alimentar, estes processos devem ser:
- Preventivos – Assegurar que a condição é cumprida – evitando a não conformidade;
- Detetivos – Identificando, em tempo útil, os casos em que a condição não é cumprida; e
- Corretivos – Corrigindo os casos identificados em que a condição não é cumprida.
Em consonância com os elementos-chave da Segurança Alimentar, a fim de comprovar a existência e o funcionamento destes processos — o que contribui para a apresentação de provas a um auditor —, os processos e controlos devem ser:
- Documentados – A documentação demonstra a existência de políticas e procedimentos – o que é fundamental para a implementação eficaz desses elementos. Embora não se espere que cada pequeno elemento do esforço de conformidade seja apresentado num compêndio de políticas e procedimentos, isto é particularmente importante para políticas-chave, como a política contra o trabalho forçado, e procedimentos fundamentais, como os procedimentos disciplinares
- Implementados – Passar do que está apresentado na documentação é fundamental, criando efetivamente uma realidade nas instalações consistente com as políticas e procedimentos declarados. Na maioria dos casos, isto inclui a identificação de um indivíduo/função específico responsável pelos processos; e a comunicação e formação sobre as políticas e procedimentos para garantir que são compreendidos e podem ser seguidos. Implementar processos e controlos – o que inclui, logicamente, a criação de registos de elementos-chave para demonstrar o desempenho.
- Monitorização – Garantir que os processos e controlos estão a funcionar através da análise contínua do desempenho e dos registos relacionados.
O desenvolvimento e a implementação de processos e controlos aplicáveis – a maioria dos quais já estará em vigor numa instalação bem gerida – posicionarão a operação para um resultado de auditoria bem-sucedido.
Organização e realização da auditoria
Com uma compreensão dos requisitos e um conjunto estabelecido — ou, mais provavelmente, confirmado — de processos e controlos concebidos para garantir que os requisitos essenciais sejam devidamente considerados e cumpridos, a operação está pronta para organizar a auditoria de conformidade social. Na maioria dos programas — quer se trate de um programa colaborativo como o SMETA e o BSCI, quer de um programa centrado no cliente — existe um questionário pré-auditoria. Além de fornecerem informações contextuais importantes para facilitar o processo de auditoria, as perguntas podem ser utilizadas para inferir requisitos e verificar se todos os elementos-chave são considerados e abordados.
Na maioria dos programas, a operação irá colaborar com o proprietário do programa e um prestador de serviços de auditoria para organizar a auditoria. Geralmente, as auditorias de conformidade social são agendadas de forma semi-anunciada – a ser executada dentro de um intervalo acordado, normalmente de 2 a 3 semanas. Tanto na organização da auditoria como na seleção do prestador de serviços de auditoria, é extremamente importante que quaisquer requisitos-chave do cliente, quer relativos à natureza do agendamento quer ao prestador de serviços selecionado, estejam alinhados com os requisitos-chave do cliente. Ter uma auditoria que não seja aceite, particularmente pela entidade para a qual a auditoria foi realizada, não é positivo e deve ser evitado.
Preparação para a realização da auditoria
Em antecipação à realização da auditoria, existem várias medidas que contribuirão para uma intervenção de auditoria mais eficiente e eficaz. O planeamento do dia da auditoria — tendo em conta que a data exata não é conhecida com precisão devido ao «agendamento por janela» — é fundamental para evitar situações de crise e a procura apressada e desnecessária de informações e providências. Em antecipação à auditoria de conformidade social, além do questionário pré-auditoria, a maioria dos prestadores de serviços de auditoria entrará em contacto com o local e fornecerá informações importantes, incluindo:
- Um cronograma de auditoria que descreva as atividades previstas na execução da auditoria. Este é também um dos elementos-chave da reunião de abertura – normalmente a primeira atividade no dia da auditoria;
- Lista de documentos solicitados, descrevendo os documentos-chave que os auditores esperam analisar durante a auditoria. Com exceção de registos detalhados para testes numa amostra de controlo de trabalhadores – incluindo itens como ficheiros pessoais individuais, registos de horários e salários –, a maior parte da documentação, incluindo políticas e procedimentos-chave, organogramas, registos como registos de atividades e informações de caixas de sugestões, pode ser organizada com antecedência.
Para além das informações identificadas pelo prestador de serviços de auditoria, a unidade pode aumentar ainda mais a eficiência da auditoria, prevendo a inclusão do seguinte:
- Comunicação da próxima auditoria aos membros relevantes da equipa de gestão;
- Comunicação da próxima auditoria a quaisquer prestadores de serviços de mão-de-obra responsáveis por indivíduos que possam estar presentes na unidade, mas que não sejam diretamente empregados pela mesma – um segmento da população que está abrangido pelo âmbito da auditoria e que frequentemente representa um desafio;
- Comunicação da próxima auditoria a qualquer representante dos trabalhadores, uma vez que se espera que estes indivíduos participem em elementos da auditoria;
- Identificação de um ponto de contacto para os auditores durante o tempo que permanecerem no local;
- Identificação e organização de espaço para o auditor trabalhar durante o dia da auditoria; e
- Identificação e organização de espaço para os auditores realizarem entrevistas confidenciais com os funcionários.
Uma organização e planeamento adequados são fundamentais para minimizar problemas e desafios durante o tempo limitado em que os auditores estão no local e ajudam a tornar toda a experiência mais eficiente e eficaz.
A auditoria de conformidade social é um elemento a ter em conta pelos clientes na avaliação de uma unidade e deve constituir uma oportunidade para esta demonstrar o seu compromisso e desempenho consistente, de modo a garantir que as atividades sejam realizadas em condições de trabalho seguras, legais e humanas. Através da compreensão das expectativas e dos requisitos, aliada a um conjunto de processos de gestão concebidos para assegurar o cumprimento desses requisitos, a auditoria é simplesmente uma breve visita ao local para confirmar o desempenho e, idealmente, minimizar o risco percebido associado a uma operação, o que, logicamente, reduzirá futuras intervenções.
Este artigo é o segundo de uma série sobre auditorias de conformidade social no setor alimentar. Os próximos artigos desta série irão explorar:
- Interpretação dos resultados da auditoria – Como ler um relatório de auditoria de conformidade social;
- As questões mais comuns nas auditorias de conformidade social;
- Próximos passos após uma auditoria de conformidade social;
- Próximo desafio para os fabricantes de alimentos no âmbito da conformidade social.